Nociones
básicas sobre Excel
GUIA
PARA CICLO 4TO PERIODO 1 AÑO 2015
HOJAS DE CÁLCULO EXCEL
1.
EXCEL. Pantalla y símbolos
Excel es un programa
de cálculo que permite todo tipo de operaciones matemáticas y gráficos con los
datos que se incluyen en sus hojas.
Entrar a través de:
- ICONO DE ACCESO DIRECTO
- INICIO/PROGRAMAS/MICROSOFT EXCEL
- SOBRE LA PANTALLA BOTÓN DERECHO DEL
RATÓN/NUEVO/HOJA DE CÁCULO MICROSOFT EXCEL
Aparece esta pantalla:
Como ves cada hoja de
cálculo presenta una página cuadriculada formada por filas (horizontales)
y columnas (verticales). Cada uno de los rectángulos se
denomina celda, en cuyo interior se introducen datos. Si la
celda presenta un borde más grueso se denominacelda activa, y es
sobre la que estamos operando.
Las celdas se identifican
con las letras de la columna "B" y el número de la fila
"23" y se denomina "B23", apareciendo en el cuadro
de nombres.
A C T I V I D A D 1
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Sitúate en las celdas B23,
W47, AZ5, DF 56 y comprueba como parace el nombre de la celda en el
cuadro de nombres y su valor en la barra de fórmulas
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Sobre la hoja se encuentran varios
símbolos que nos permiten:
Activar
una celda.- Seleccionar varias celdas contiguas,
separadas (presionando a la vez Control -Crtl-), una columna o una fila.
Incluso todo el documento, si llevamos el símbolo encima de la fila 1.
[Se encuentra sobre la barra de
herramientas o de los menús] Activar botones de la barra de herramientas.
Abrir menús. Seleccionar opciones.
También adopta otras
formas sobre el borde de la celda activa, las celdas seleccionadas o entre las
letras que marcan las columnas o los números de las filas:
Lo vemos en la barra
de fórmulas o sobre el cuadro de nombres. Nos posibilita el escribir en esos
lugares.
Sobre el punto inferior de la celda
activa. Podemos realizar un autollenado de las celdas en fila o columna o
separadas (pulsando control).
Entre la línea de separación de las
columnas. Pulsando el lado derecho del ratón nos permite variar la anchura de la
columna, cuyo valor en pixeles vemos entre paréntesis. Si tenemos seleccionadas
varias columnas cambiaremos su anchura en toas y cada una de ellas.
Entre las líneas de separación de las
filas. Pulsando el lado derecho del ratón vemos la anchura de la fila, cuyo
valor aparece también entre paréntesis. Si tenemos seleccionadas varias filas
cambiaremos la anchura en todos ellas a la vez.
Con los dos símbolos anteriores también
se pueden ocultar columnas o filas, al clickear sobre el botón derecho del
ratón, en el cuadro vemos "ocultar". Ocultará aquellas columnas o
filas que tengamos seleccionadas. Con esta nueva imagen al colocarla entre la
línea de la fila o la columna nos permitirá mostrar aquellas que tengamos
ocultadas.
A C T I V I D A D 2
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·
En la celda B5 escribe tu nombra
luego arrastra el ratón para copiarlo hasta la celda, primero, B12, y
después, F5.
·
Varía la anchura de la columna E
situándola en 14,14. Después, selecciona las filas 4, 5, 6 y 8 cambiando su
anchura a 19,50 pixeles.
- Oculta
las columnas B, C. Después intenta mostrarlas otra vez.
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2.- SELECCIONAR CELDAS
Para seleccionar un
grupo de celdas, podemos:
- Si las celdas están juntas se hace un
click sobre la pruimera celda y se arrastra hasta las celdas contiguas,
bien en forma de fila, columna o rectangulo.
- Para seleccionar una fila o columna
presionamos sobre el número o la letra. Si son varias columnas o filas se
arrastra desde la primera a hasta la última que queramos seleccionar.
- Para seleccionar columnas, filas o celdas
anternativas, presionamos el botón Control -Crtl- y vamos haciendo click
sobre las celdas, filas o columnas que deseamos seleccionar.
- Se puede seleccionar la hoja completa
marcaando la casilla encima del número 1, a la izquierda de la letra A.
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Practica marcando con el
ratón todos los modelos posibles de selección.
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3.- INTRODUCIR DATOS
Los datos pueden ser
de dos tipos:
- Constantes: datos numéricos, fechas, texto,
...
- Fórmulas: son las operaciones matemáticas
que actúan sobre distintas celdas
Para escribir un dato
primero se activa la celda y ese recuadro y el dato aparecen en el CUADRO DE
NOMBRES y BARRA DE FÓRMULAS.
Una vez introducido un
dato:
- Queda aceptado: Pulsando intro /Pasando
el ratón a otra celda /Pulsando en la barra de fórmulas V
- Queda anulado: pulsando ESC/ marcando
la X de la barra de herramientos/ o simplemente borrando
los datos.
Podemos variar un dato
escribiendo sobre la misma celda o en la BARRA DE FÓRMULAS, habiendo marcado,
previamente, con el ratón.
4.- COMBINAR CELDAS
Para combinar varias
celdas (formar una sola celda) se seleccionan y a continuación se hace
cick 
sobre el botón decombinar. Se pueden combinar celdas verticales,
horizontales o en grupo. Todos los datos que intruduzcas apareceran en el
centro de las celdas combinadas.
A C T I V I D A D 4
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Sal de la página en que hemos practicado, no la
guardes, abre una nueva y escribe los datos que te doy a continuación,
dejando una columna libre entre ingresos y gastos.
Pero
después de completar caes en la cuenta que en diciembre los gastos varios no
fueron 36,6, sino 34,2 ; y en marzo los ingresos varios no eran
15 sino 18.
Guarda la
página Archivo/ Guardar como/ ...
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5.- AUTOLLENADO DE CELDAS
Recuerda que para
rellenar celdas con los mismos datos lo puedes llevar a cabo
con el ratón, colocándolo sobre el borde la celda y cuando aparece el signo
(+), con el ratón pulsado, rellenas las celdas que quieras con el mismo dato de
la primera celda.
Para secuencias
numéricas (ejemplo escribir del 1 al 10) el mecanismo es el mismo pero
manteniendo pulsada la tecla Control -Ctrl-, o si has escrito una enumeración
(ej. 1, 2, 3) las seleccionas y en las celdas que continúes seleccionando
aparecerán los números siguientes (4, 5, 6,...).
Para secuencias
de textos (ejemplo los meses) , de igual manera se escribe la primera
palabra de la serie y se arrastra el botón de relleno en la dirección deseada:
horizontal o vertical.
A C T I V I D A D 5
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Borra los
meses del anterior ejercicio -selecciona todos y teclea SUPR - y vuelve a
escribirlos con el autollenado.
Pasa a la
segunda hoja - parte inferior izquierda - y practica varias veces: copiando
el mismo dato, una serie de números, de texto 8ejemplo días de la semana).
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6.- CAMBIOS EN LAS CELDAS. FORMATOS, FILAS COLUMNAS
El programa reconoce
gran cantidad de formatos básicos, pero en ocasiones asigna formatos
incorrectos a lo que nosotros pretendemos. Ejemplo siqueremos escribir la
fracción 7/12 lo transforma en el 07-dic., si queremos escribir en una pirámide
población edades de 4-9, lo cambia a 04-sep. Para que Excel reconozca nuestra
intención se abre FORMATO/ CELDAS ... o sobre la celda : botón derecho del
ratón, FORMATO DE CELDAS; y se abre el mismo cuadro, desde el que podremos
asignar la cantidad de decimales (NÚMERO), la moneda, el porcentaje, o la
consideración de que esa celda es de TEXTO, lo cual hará que lo escribamos no
se altere.
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Vuelve
a nuestro cuadro del ejercicio anterior en los Gastos - Varios, selecciona
todas las celdas, pulsa el botón derecho, formato de celda, número y
establece 0 en posiciones decimales. Pulsa intro ¿Qué ocurre?. Vuelve a
rehacer una posición decimal.
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Ya sabemos cambiar el
ancho de la columna y de la fila
- Colocando el ratón entre las líneas de
las letras o de los numeros (punto 1 de este artículo).
- Barra de herramientas/ FORMATO/ FILA/
alto y Barra de Herramientas/ FORMATO7 COLUMNA/ Ancho.
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Volvemos a
nuestro ejercicio de ingresos - gastos, seleccionamos las columnas de
ingresos y las situamos en 6; mientras que las de gastos en 9,14 .
Después
seleccionamos las columnas de ingresos y gastos y a través de la barra de
herramientas las situamos en 8,43.
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7.- AHORA SI … LAS FÓRMULAS MATEMÁTICAS
Podemos operar de dos formas:
1/ Utilizando los signos para
operar
Así, sobre la BARRA DE FÓRMULAS podemos escribir las operaciones [=A3+A4]
[B5*C5] [C6/C7] etc. Estos signos los puedes tener en la barra de herramientas,
subelos desde: al final de la barra de herramiientas (Opciones de la barra de
herramientas) / Agregar o quitar botones / Personalizar / Insertar y desde ahí
tienes todos los signos para colocar en la barra.
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Vamos a
resolver los siguientes problemas con nuestra hoja de cálculo:
- Escribe
34, 45, en dos celdas contiguas. Súmalas y divídelas por 4con la barra
de fórmulas. Quizás debas escribir la suma entre paréntesis.
[(A1+A2)/4].
- Resta
3/7-2/8-1/4. A lo mejor debes variar el formato.
- Al
ir de compras hemos gastado 3,6 en una carpeta, 12 euros en un libro y
0,95 en un bolígrafo. Al ir a pagar nos hacen un descuento del 20 %.
¿Cuánto hemos pagado?
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2/ Autosuma con este
signo, el signo SIGMA: marcamos la celda donde queremos insertar el
resultado. Si es al final, vertical u horizontal, de una relación de números,
al hacer click sobre SIGMA se autosuman todos. Podemos elegir los números
contiguos manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón o celdas
discontinuas, pulsando la tecla Control -Crtl-.
3/ Insertar / Función. Pero este es un tema más complicado y no básico. De
todas formas ¡RECUERDA! "La mejor forma de aprender es tocando
todos los botones, si te confundes Ctrl-z y " volver atrás
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Volvemos a
nuestro problema de ingresos y gastos, hallando los ingresos y gastos de cada
mes y los totales del año, para ello abriremos un nuevo título en columnas:
Total Ingresos (recuerda que dejamos una columna)/ Total Gastos y Diferencia.
Ahora
supongamos que te has confundido en un ingreso, en el mes de Enero varios era
40 y no 45, cámbialo y observa como cambian la suma de ingresos por mes, la
diferencia con los gastos de enero y los totales del año.
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8.- ERRORES
Errores Aparece
por:
####
El valor introducido en la celda es muy largo para la anchura o altura de la
celda.
#¡VALOR!
Se utiliza una fórmula incorrecta.
#¡DIV/0!
Una fórmula se divide por 0.
#¿NOMBRE?
No reconoce texto en la fórmula
#N/A
El valor de una fórmula de una de las celdas no está disponible.
#¡REF!
En una fórmula una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!
Hay algún problema con algún número en la fórmula.
#¡NULO!
Se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
INFORMACION TOMADA DE :
EDITADA POR Luis Miguel Tamayo Gaviria. Profesor
de informática Jornada NOCHE Sede A.
1. Defina en sus propias palabras qué es Excel?
